การประชุม คปอ. ประจำเดือนต้องเตรียมตัวอย่างไร

How to prepare for the COP meeting?

การประชุม คปอ. ประจำเดือน

คปอ. หมายถึง คณะกรรมการความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน

ทำไมต้องมีการกระชุม คปอ.

ก่อนที่จะเริ่มการประชุมเราต้องเข้าใจก่อนว่าทำไมต้องประชุมคปอ. ซึ่งกฎกระทรวงกำหนดมาตรฐานในการบริหารและการจัดการด้านความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน .. 2549” ได้กำหนดไว้ใน

“หมวด 2 คณะกรรมการความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงานของสถานประกอบกิจการ 

ข้อ 27 การประชุมของคณะกรรมการ ต้องประชุมอย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้งหรือเมื่อกรรมการไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งร้องขอ โดยแจ้งกำหนดการประชุมและระเบียบวาระการประชุมให้กรรมการทราบอย่างน้อยสามวันก่อนถึงวันประชุม และให้กรรมการเข้าประชุมตามที่ได้กำหนด” ใครที่ผ่านการอบรม คปอ มาแล้วก็จะเข้าใจดี

วาระการประชุมมีอะไรบ้าง

จป.วิชาชีพ ที่ทำหน้าที่เป็นเลขานุการ ในการประชุม ต้องเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการประชุม หรือเป็นแม่งาน ซึ่งในการประชุม คปอ. ต้องมีเครื่องมือที่ใช้ในการประชุม ส่วนใหญ่ก๋ทำพรีเซ็นต์เอาไปใส่ใน Power point สำหรับการนำเสนอข้อมูลต่างๆ

ในการประชุมคปอ.แต่ละครั้ง เราต้องเตรียมข้อมูลสำหรับการประชุม โดยมี  วาระการประชุม ดังนี้

วาระที่ 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ

ในส่วนของวาระนี้  จะเป็นการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ เกี่ยวกับเรื่องต่างๆ เช่น สถิติความปลอดภัย รายงานอุบัติเหตุ รายการกฎหมายใหม่ด้านความปลอดภัย หรือเรื่องอื่นๆ ที่ต้องการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ พูดให้เข้าใจง่ายคือมีเรื่องอะไรใหม่ๆก็เอาใส่ในวาระนี้ได้เลย

วาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา

ในส่วนนี้คือการนำรายงานของการประชุมครั้งที่ผ่านมาให้ที่ประชุมทราบว่ามีคณะกรรมการคนไหนมีข้อโต้แย้งหรือไม่หากไม่มีถือเป็นการรับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา

วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่ผ่านมา

สำหรับวาระนี้เป็นการติดตามความคืบหน้าจากการประชุมครั้งที่แล้วหากมีเรื่องติดค้างจากการประชุมครั้งก่อนจะถูกพูดถึงในหัวข้อนี้ซึ่งหากหัวข้อที่ต้องติดตามเกี่ยวข้องกับใครก็ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเป็นผู้แจ้งความคืบหน้าในที่ประชุมทราบ เช่นเมื่อเดือนที่แล้วประธานสั่งให้ไปดำเนินการไขอะไรก็เอามารายงานในวาระนี้เพื่อให้ประธานได้ทราบความคืบหน้า

วาระที่ 4 เรื่องนำเสนอเพื่อพิจารณา

ในวาระนี้หากคณะกรรมการมีข้อนำเสนอเพื่อพิจารณาก็สามารถแจ้งในที่ประชุมได้ซึ่งเรื่องดังกล่าวอาจจะเตรียมข้อมูลไว้นำเสนอก่อนแล้วเพื่อความรวดเร็วในการพิจารณาซึ่งหากไม่สามารถตัดสินใจก็ใช้วิธีการโหวดเพื่อตัดสินใจร่วมกันหรือหากเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาในการติดสินใจก็ให้เป็นเรื่องสืบเนื่องในการประชุมครั้งถัดไป 

วาระที่ 5 อื่นๆ 

สำหรับวาระที่ 5 เป็นเรื่องอื่นๆที่ไม่ถูกพูดถึงใน 4 วาระแรกอาจเป็นเรื่องเพิ่มเติม  ที่ไม่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยก็ได้ หรือหากพบเจอปัญหาต่างๆ อาจนำมาพูดถึงในวาระนี้ก็ได้

ซึ่งในการประชุม คปอ. ประจำเดือน อาจนำเรื่องของสิ่งแวดล้อมเข้ามาด้วย เพื่อเป็นการแจ้งการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมของบริษัท หากโรงงานนั้น จป.ดูแลเรื่องของสิ่งแวดล้อมด้วย และในการประชุมแต่ละครั้ง อาจมีปัญหาบ้าง หากความคิดเห็นของคณะกรรมการไม่ตรงกัน ก็เป็นหน้าที่ของคณะกรรมทุกคน ที่ต้องช่วยกันแก้ปัญหา เช่น ใช้วิธีการโหวดเสียงข้างมาก เพื่อเป็นการสรุปในหัวข้อนั้นๆ แต่สิ่งที่สำคัญ สำหรับ จป.น้องใหม่ ที่ต้องดำเนินการประชุม ก็ไม่ต้องตกใจไป หากเจอเรื่องที่ไม่คาดคิด เพราะบางครั้ง เราอาจจะเจอกับคณะกรรมการที่แนวคิดไม่ตรงกัน  ก็ต้องตั้งสติ แล้วหาทางจบปัญหานั้นๆ ให้ได้ เช่น แจ้งในที่ประชุมว่า สำหรับเรื่องนี้ ขอไปประชุมนอกรอบกับผู้เกี่ยวข้องก่อน เพื่อหาแนวทางที่ดีที่สุด แล้วจะแจ้งให้ที่ประชุมทราบในการประชุมครั้งหน้า  เป็นต้น แต่ก็ต้องมีไหวพริบในการจบปัญหานั้นๆ อย่าปล่อยให้ยืดเยื้อจนเกินไปด้วยเช่นกัน

การเตรียมตัวก่อนการประชุมเป็นเรื่องที่สำคัญมากจป.ต้องศึกษาข้อมูลและเตรียมขอมูลส่วนตัวเข้าประชุมด้วยเพื่อไว้เป็นข้อมูลสนับสนุนหากจำเป็นต้องใช้ในกรณีมีคำถามการนำเอกสารเข้าประชุมไม่ใช่เรื่องแปลกหรือน่าอายแต่เป็นการเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมเท่านั้นเอง

นอกจากวาระที่พูดมาอาจจะมีการปรับเปลี่ยนหรือเพิ่มเติมวาระการประชุมตามความเหมาะสมก็ได้

และหลังจากประชุมเสร็จสิ้นแล้วต้องจัดทำรายงานการประชุม และติดประกาศให้เห็นได้ชัดเจน ภายใน 7 วันหลังการประชุมด้วยนะ

นอกจากการประชุมคปอ. ประจำเดือนอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้งข้อ 29 ของกฎกระทรวงยังได้กำหนดไว้อีกว่าเมื่อเกิดอุบัติเหตุหรือภัยอันตรายใดๆที่อาจเป็นเหตุให้ลูกจ้างหรือบุคคลภายนอกสูญเสียอวัยวะทุพพลภาพหรือเสียชีวิตให้นายจ้างเรียกประชุมคณะกรรมการโดยมิชักช้าเพื่อดำเนินการทบทวนรายงานการสอบสวนอุบัติเหตุรวมทั้งเสนอแนะทางป้องกันแก้ไขต่อนายจ้าง

แล้วถ้าไม่มี จป.วิชาชีพหรือ จป.เทคนิคขั้นสูง จะทำอย่างไร

นายจ้างต้องคัดเลือกผู้แทนนายจ้างระดับบังคับบัญชาคนหนึ่งเป็นคณะกรรมการและให้ประธานคณะกรรมการซึ่งเป็นผู้แทนนายจ้างระดับบังคับบัญชาคนหนึ่งเป็นเลขานุการ

สรุป

  1. การประชุม คปอ. อย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง หรือเมื่อคณะกรรมการกึ่งหนึ่งร้องขอ หรือเมื่อเกิดอุบัติเหตุหรือภยันตรายใดๆ ที่อาจเป็นเหตุให้ลูกจ้างหรือบุคคลภายนอกสูญเสียอวัยวะ ทุพพลภาพ หรือเสียชีวิต 
  2. แจ้งกำหนดการประชุมและระเบียบวาระการประชุมให้กรรมการทราบอย่างน้อย 3 วันก่อนถึงวันประชุม
  3. การประชุมแต่ละครั้งต้องมีคณะกรรมการเข้าประชุมอย่างน้อยกึ่งหนึ่ง จึงจะสามารถประชุมได้
  4. ต้องติดประกาศรายงานการประชุมในที่เปิดเผย ภายใน  7 วัน หลังการประชุม